L'Association Touristique Régionale des Iles-de-la-Madeleine est une personne morale à but non lucratif (OBNL) qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Elle est également connue sous le nom commercial de Tourisme Iles de la Madeleine.
Pour simplifier le texte de cette politique, l'appellation ATR est utilisée pour désigner toutes les entités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont l'ATR les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère.
De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont l'ATR traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par l'ATR par un moyen technologique.
Cette politique s'applique à l'ATR, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, membres, consultants et stagiaires, ainsi qu'à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de l'ATR. Elle s'applique également à l'égard du site internet de l'ATR (https://www.tourismeilesdelamadeleine.com/), ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par l'ATR.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par l'ATR, que ce soit les renseignements des visiteurs, potentiels ou actuels, ses membres, ses employés, ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l'application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Par exemple, il pourrait s'agir du nom, prénom, de l'adresse, de l'adresse courriel, du numéro de téléphone, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, date de naissance, etc. (pour les employés)
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d'affaires d'une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l'adresse, l'adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d'une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s'appliquent pas aux renseignements d'une personne relatifs à l'exercice d'une fonction dans une entreprise, telles que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l'adresse, l'adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s'appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l'entrée en vigueur de la présente politique.
La plupart des services, y compris l'accès aux sites Web, et des services que nous offrons, exigent que nous ne recueillions qu'une quantité limitée de données. Dans de tels cas, nous vous demanderons de nous fournir votre nom, un moyen de vous contacter (tel qu'un numéro de téléphone ou une adresse électronique) et, le cas échéant, et une adresse postale avec code postal.
Si vous vous abonnez à l'une de nos infolettres ou demandez à recevoir des documents sur les offres touristiques et des informations sur nos services, nous aurons besoin de l'adresse électronique, province, pays, code postal et détails sur vos intérêts afin que nous puissions vous fournir les informations pertinentes.
Les mêmes données pourraient être requises si vous vous inscrivez à nos concours ou lors des visites physiques au bureau d'information touristique ou si vous nous contactez par téléphone ou par courriel.
Si vous êtes un membre actuel ou potentiel, nous recueillons des données de base sur les personnes avec qui nous communiquons, telles que leurs noms, courriel, adresse complète, numéro de cellulaire, fonctions et entreprise.
Si vous déposez votre candidature chez l'ATR, nous recueillerons les données que vous nous fournissez par courriel.
L'ATR informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
L'ATR applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels :
Dans certaines situations, l'ATR peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l'intérêt de la personne et qu'il n'est pas possible de le faire auprès d'elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s'assurer que les renseignements sont exacts.
Cette collecte par l'entremise de tiers peut s'avérer nécessaire pour recourir à certains services, ou pour autrement faire affaire avec l'ATR. Lorsque requis, l'ATR recueillera le consentement de la personne au moment opportun.
L'ATR doit mettre en place des mesures pour limiter l'accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui a la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions. L'ATR demandera le consentement de la personne avant d'accorder l'accès à toute autre personne.
La communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire dans la mission de l'ATR. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
Utilisation de témoins de connexion :
Les sites internet contrôlés par l'ATR utilisent des témoins de connexion notamment :
Les sites internet contrôlés par l'ATR utilisent les types de témoins suivants :
L'ATR recueille également des renseignements personnels par l'entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par l'ATR (par exemple, son formulaire de contact).
Si l'ATR recueille des renseignements personnels en offrant service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, l'ATR doit s'assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la règlementation applicable, l'ATR ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels sur le personnel utilisés par l'ATR sont conservés durant une période d'au moins sept années après la fin de l'année fiscale pour laquelle la personne a quitté l'ATR (fin d'emploi).
Les renseignements personnels sur les membres, clients et visiteurs de l'ATR sont conservés sans limites de temps.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, l'ATR s'assurera :
La destruction de renseignements par l'ATR doit être faite de façon sécuritaire, afin d'assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par l'ATR concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
De manière générale, l'ATR est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR est la conseillère en promotion numérique et communications. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.
Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en oeuvre la présente politique et de veiller à ce qu'elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d'absence ou d'impossibilité d'agir de cette responsable, la responsable du service aux membres de l'ATR assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de l'ATR ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de l'ATR tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de l'ATR à cet égard, le cas échéant.
L'ATR s'engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu'elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu'un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l'objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.
Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l'accès limité aux renseignements personnels, l'ATR doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d'utilisation de ses systèmes d'information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
Pour faire valoir ses droits d'accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR, à l'adresse courriel indiquée à la section 9.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l'accès à leurs renseignements personnels détenus par l'ATR et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d'un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d'accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l'hyperlien permettant d'accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à l'ATR quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d'elle, les catégories de personnes chez l'ATR qui y ont accès et leur durée de conservation.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l'application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par l'ATR, doit le faire par écrit en s'adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR, à l'adresse courriel indiquée à la section suivante.
L'individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l'objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par l'ATR. Si la plainte formulée n'est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu'il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
L'ATR s'engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l'évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par l'ATR est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l'organisation et à la législation ou règlementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l'extension de délai, de l'état d'avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
L'ATR doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l'analyse et la documentation à l'appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l'origine de la plainte.
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ATR, dont les coordonnées d'affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Michel Bonato
Directeur général
128 chemin Principal
Cap-aux-Meules, QC
G4T1C5
Courriel :
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
La présente politique est publiée sur le site internet de l'ATR, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par l'ATR, auxquels s'applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. La plus récente version de la Politique peut être consultée en visitant notre site Web. Votre utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d'utilisation et ailleurs sur le site Web.
*Notes : Veuillez noter que l'emploi du genre masculin a pour but d'alléger la présente politique et d'en faciliter la lecture.
Dernière mise à jour: le 1er mai 2024